PMIBABEL, PANGKALPINANG – Tim Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKPUS) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Babel) yang di pimpin Kabid Pengelolaan Arsip Daerah DKPUS Babel, Doni Golput, mewakili Kepala DKPUS Babel Rakhmadi, menyebutkan bahwa penyimpanan arsip Palang Merah Indonesia (PMI) Provinsi Babel sudah baik.
Tinggal pengelolaannya saja yang perlu dilakukan, sehingga arsip PMI Babel menjadi lebih tertata sebagaimana aturan tentang kearsipan.
Hal itu diungkapkan Arsiparis Muda DKPUS Babel, Mega Ardiana saat meninjau langsung ruang penyimpanan arsip PMI Provinsi Babel, di Markas PMI Provinsi Babel Jalan Mentok, Pangkalpinang, Selasa (23/4/2024).
Disela melihat langsung ruang dan arsip PMI Provinsi Babel, Mega bersama Tim Arsiparis Muda lainnya, juga memberikan masukan kepada Staf Markas PMI Babel.
Salah satu yang disampaikan Arsiparis Mega, berkenaan arsip SPj Keuangan. “Untuk SPj keuangan, yang asli jangan dijilid, apalagi jilidnya permanen, tapi cukup di simpan dalam box arsip. Jika tetap ingin menjilid, silakan yang fotocopinya saja. Sebab, kalau sudah dijilid, maka akan merusak informasi dari arsip tersebut,” ujar Mega.
Selain itu, ruang arsip harus memiliki suhu yang teratur, tidak boleh panas atau digabung dengan ruang lainnya, yang berpotensi menyebabkan suhu panas.
Selesai mengecek ruang dan arsip PMI Babel, Mega bersama Tim Pembinaan Kearsipan DKPUS Babel, juga memberikan materi berkenaan dengan pengelolaan atau penataan kearsipan, mulai dari berkas arsip teks tual hingga elektronik berupa rekaman, video.
Alhuda Arsiparis Muda yang juga Tim Pembinaan Kearsipan DKPUS di waktu bersama juga memberikan pemahaman terhadap Staf PMI Babel bagaimana cara pemusnahan arsip.
Ia menjelaskan bagaimana tahapan jika PMI Babel ingin melakukan pemusnahan terhadap arsip PMI Babel.
“Untuk melakukan pemusnahan arsip itu harus melalui sejumlah tahapan. Yang jelas salah satunya harus melalui tim penilai apakah arsip yang akan dimusnahkan itu memang sudah layak dimusnahkan atau belum,” terangnya.
Perlu diketahui pula, sambung Alhuda, pemusnahan arsip yang dianggap sudah tidak memiliki nilai guna lagi bisa dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya di cacah, atau dibakar.
Pihaknya berharap kepada PMI Babel, agar pembinaan kearsipan yang mereka lakukan ini dapat ditindaklanjuti dalam wujud pengelolaan dan penataan arsipnya.
Sementara itu, Staf PMI Babel mengaku senang dan berterima kasih atas ilmu yang diberikan Tim Pembinaan Kearsipan DKPUS Babel ini.
“Kami berharap dalam beberapa waktu ke depan bisa melakukan kunjungan ke DKPUS Babel, untuk melihat langsung bagaimana pengelolaan arsip aktif maupun inaktif di DKPUS Babel, sehingga kami bisa segera mempraktekkannya untuk PMI Babel,” ujarnya.
Usai Pembinaan, Ketua PMI Babel Abdul Fatah kembali menyampaikan terima kasih atas ilmu pengelolaan kearsipan yang diberikan Tim Pembinaan Kearsipan DKPUS Babel, sembari berharap pengelolaan arsip PMI Babel ke depan menjadi lebih baik.
Penulis : Ahmad
Foto : Ahmad
Editor : Zul